PERANAN STAFF DALAM ORGANISASI
Staff adalah seseorang yang ahli dalam bidang tertentu yang membantu pemimpin mereka, biasanya dengan cara memberikan masukan-masukan, dan melaksanakan tugas-tugas yang diberikan. Staff muncul biasanya karena pemimpin dalam sebuah organisasi sudah tidak dapat lagi memecah semua masalah yang timbul dalam sebuah organisasi tersebut. sehingga pemimpin tersebut membutuhkan orang ahli (staff) untuk membantu.
Beberapa peran umum yang normalnya dijalankan oleh para staff adalah:
- Mengumpulkan data berupa fakta-fakta
- Menginterpresentasikan data yang sudah dikumpulkan
- Mengusulkan alternatif tindakan
- Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan orang-orang yang terkait
- Mengamati kegiatan-kegiatan operasional
- Mengusahakan memberikan pertukaran informasi kepada operasional
- Memberikan informasi dan nasihat kepada operasional
Staff adalah seseorang yang ahli dalam bidang tertentu yang membantu pemimpin mereka, biasanya dengan cara memberikan masukan-masukan, dan melaksanakan tugas-tugas yang diberikan. Staff muncul biasanya karena pemimpin dalam sebuah organisasi sudah tidak dapat lagi memecah semua masalah yang timbul dalam sebuah organisasi tersebut. sehingga pemimpin tersebut membutuhkan orang ahli (staff) untuk membantu.
Beberapa peran umum yang normalnya dijalankan oleh para staff adalah:
- Mengumpulkan data berupa fakta-fakta
- Menginterpresentasikan data yang sudah dikumpulkan
- Mengusulkan alternatif tindakan
- Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan orang-orang yang terkait
- Mengamati kegiatan-kegiatan operasional
- Mengusahakan memberikan pertukaran informasi kepada operasional
- Memberikan informasi dan nasihat kepada operasional
Pada dasarnya staff hanya dapat dibedakan menjadi 2 macam:
- Staff penasihat
Dibentuk untuk memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada seorang manajer. Staf penasihat juga memberikan saran-saran kepada pimpinan terhadap semua bidang yang menjadi tugas dan tanggung jawab pimpinan. Apabila diperlukan Manajer dapat menunjuk atau mengangkat staf penasihat dalam bidang perencanaan, pengorganisasian, pemberian motivasi, pengawasan, dan pengambilan keputusan.
Agar saran-saran yang diberikan kepada pimpinan merupakan saran yang sudah matang, obyektif dan telah diuji serta diteliti kebenarannya, maka saran-saran itu harus digarap melalui suatu proses.
Agar saran-saran yang diberikan kepada pimpinan merupakan saran yang sudah matang, obyektif dan telah diuji serta diteliti kebenarannya, maka saran-saran itu harus digarap melalui suatu proses.
- Staff pelayanan (specialist staff)
Yaitu membantu pimpinan dalam melancarkan tugas-tugas organisasi, dalam memberikan pelayanan untuk seluruh lini dan unsur organisasi. Fungsi utama staf pelayanan adalah memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dalam bentuk kegiatan-kegiatan operasional, bukan memberikan saran atau pertimbangan.
Peranan Staff Dalam Proses Manajemen
Pembahasan tentang pentingnya peranan staff dalam proses manajemen berarti tidak saja menbahas pentingnya kegiatan-kegiatan penunjang terlaksana dengan efisien dan ekonomis, akan tetapi juga membahas pentingnya paranan karyawan staff dalam membantu management members dalam mengambil keputusan.
Sering kurang disadari bahwa tugas utama dari seorang pemimpin adalah mengambil keputusan. Segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi sebaiknya adalah karena diputuskan demikian bukan karena secara kebetulan terjadi. Keputusan-koputusan yang diambil oleh berbagai eselon pemimpin dalam organisasi tentu mempunyai bobot yang berbeda-beda pula. Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi maka semakin besar keputusan yang diambilnya meskipun sering bobot dari keputusan tersebut bersifat umum dan kualitatif. Top management dalam organisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk mengambil keputusan yang bersifat menyeluruh dalam arti bahwa keputusannya akan mempunyai implikasi yang luas terhadap seluruh organisasi. Lower managementbiasanya membuat keputusan-keputusan yang terbatas kepada unit organisasi yang dipimpinnya. Dan sifat keputusannya lebih mudah diterjemahkan kepada bentuk yang bersifat kuantitatif.
Setiap keputusan yang diambil baik di tingkat top, middle maupun lowermanager seperti supervisor ada beberapa syarat yaitu sebagai berikut :
· Keputusan yang diambil harus mempermudah dan mempercepat pencapaian tujuan.
· Keputusan harus tepat dalam arti mampu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi oleh organisasi.
· Keputusan harus praktis, dalam arti dapat dilakukan sesuai dangan kekuatan-kekuatan yang dimiliki organisasi.
· Keputusan yang diambil harus rasional dalam pengertian dapat diterima oleh akal sehat dari para pelaksana.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa keputusan yang diambil belum tentu menyenangkan semua orang yang ikut serta dalam organisasi. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak belum tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditatapkan.
Tugas-tugas yang dapat diberikan kapada karyawan staff antara lain adalah sebagai berikut :
· Mengumpulkan data (fakta)
· Menginterpretasikan data (fakta)
· Mengusulkan alternatif tindakan
· Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.
· Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari rencana yang telah ditetapkan.
· Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk rnengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.
· Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas oporasional mongenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.
· Meberikan informasi dan nasihat kepada petugas-petugas oporasional mengenai pelaksanaan tugasa yang telah didelegasikan kepada mereka.
Dari peranan staff sebagaimana telah dikemukakan dapat diketahui bahwa staff adalah hal yang diinginkan apabila :
· Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik. Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian, pandangan dan sebagainya.
· Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan, dapat disebabkan:
(1) bawahan belum mempunyai kemampuan
(2) secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada spesialist.
Referensi:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar